Kiểm soát các phiên bản tài liệu

Các phiên bản tài liệu (hay còn gọi là các bản sửa đổi, phiên bản, v.v.) có ý nghĩa quan trọng. Những phiên bản này để kiểm soát các thay đổi có lợi cho chúng ta trong việc đảm bảo an toàn ở thì tương lai. Chúng tôi sử dụng phần mềm tích hợp tính năng Lịch sử trang để kiểm soát phiên bản tài liệu. Đây là các quy tắc và mẹo

Ví dụ dưới đây sẽ hướng dẫn kiểm soát lịch sử tài liệu ở Confluence. Đối với công cụ khác, bạn nên tìm các cách tương tự trong trang trợ giúp của công cụ hoặc các trang web hỗ trợ.

Quy tắc 1: Sử dụng tính năng phiên bản / sửa đổi tích hợp thay vì tên tệp

Ngày nay, Confluence, Google Docs, Microsoft Office 365 đều cung cấp khả năng kiểm soát tài liệu sửa đổi ngay trong phần mềm.

❌️ Sử dụng tên tệp để thể hiện bản sửa đổi / phiên bản

✔️ Sử dụng tính năng tích hợp

Quy tắc 2: Chỉnh sửa để cập nhật, Lưu / Xuất bản với nhận xét / tên phiên bản

Thay vì tạo một tài liệu mới (Trang) cho một phiên bản mới, hãy cập nhật trên cùng một tài liệu. Thực hành này giúp không gian của chúng tôi gọn gàng (không có trang cũ) và tài liệu của chúng tôi sống (luôn cập nhật)

Khi tài liệu đủ tốt, hãy xuất bản với nhận xét về phiên bản để thay đổi ngắn gọn để tham khảo trong tương lai.

Tránh theo dõi phiên bản tài liệu theo cách thủ công (theo dõi sự thay đổi trong nội dung tài liệu) 🔴

image-1622904064583.png

You can view all tracked version, the changes between different versions, and roll back to a previous version if you need to by using Confluence Page History and Page Comparison Views 💪

image-1622904072869.png

Quy tắc 3: Thông báo thay đổi trên Slack để tiếp tục cập nhật nhóm

Ngay cả khi bạn cập nhật tài liệu, hãy thả một tin nhắn Slack để thông báo cho mọi người về những thay đổi của bạn, với Liên kết tới trang. Mọi người sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.

💪 Sử dụng nút Chia sẻ> Sao chép liên kết để có liên kết ngắn đến trang.